Organiseer een geslaagd evenement met deze tips
Als je een evenement organiseert dan wil je natuurlijk dat het een succes wordt. Je steekt er veel tijd, geld en energie in en daar wil je als het even kan wat voor terug. Een evenement organiseren vraagt veel voorbereiding. Begin er dus op tijd mee. Als er bijvoorbeeld een vergunning voor moet worden aangevraagd, doe je dat bij voorkeur minstens een half jaar van tevoren. Ambtelijke molens draaien traag en pas als de vergunning rond is, kun je starten met de organisatie.
Deelnemers uitnodigen
Gaat het om een beurs waar je bedrijven uit de regio of misschien wel het hele land voor wilt uitnodigen, dan doe je dat bij voorkeur ruim op tijd. De bedrijven die zich aanmelden moeten voldoende tijd krijgen om na te denken over hoe ze hun deelname vorm gaan geven. Een stand moet worden aangekleed, mensen moeten worden vrijgemaakt om op de beurs te staan. Leg goed uit om wat voor evenement het gaat, zodat bedrijven een goede afweging kunnen maken of deelname voor hen de moeite waard is.
Wat maakt een evenement aantrekkelijk?
Een evenement kan op verschillende manieren aantrekkelijk worden gemaakt. Hoe je dat aanpakt hangt vooral af van de doelgroep. Zo kun je zorgen voor gezellige eet- en drink tentjes of activiteiten voor kinderen. Je kunt ook een race simulator huren waar bezoekers kunnen ondervinden of ze net zo snel in een F1 bolide over een circuit kunnen racen als de professionals van Red Bull, Ferrari en McLaren. Een race simulator kun je huren bij het verhuurbedrijf voor 1 of meer dagen. Deze wordt door de verhuurder geplaatst en je krijgt uiteraard instructies over het juiste gebruik. Door het plaatsen van een simulator of een andere leuke activiteit zal het aantal bezoekers aan je evenement hopelijk toenemen.
Kies de juiste datum
Zeker als je een lange termijn planning hanteert is het heel belangrijk om goed naar de datum te kijken. Let erop dat je geen evenement organiseert op een officiële feestdag. In veel gemeenten mag er dan geen verkoop plaatsvinden. Let ook op of er niet een belangrijke sportwedstrijd is. Als het Nederlands Elftal moet voetballen voor een belangrijke wedstrijd dan kan dat een flinke domper zijn voor het aantal bezoekers. Grote evenementen zijn vaak al minstens een jaar van tevoren gepland, dus het is altijd mogelijk om data te checken. Kijk ook naar andere beurzen en congressen in de buurt. Een bedrijf kan meestal maar op 1 plek tegelijk zijn en het zou zonde zijn als er keuzes gemaakt moeten worden vanwege overlappende data. Als je een prominent uit wilt nodigen om het evenement te openen, zoals de burgemeester of een wethouder, verstuur dan ruim op tijd de uitnodiging. Deze mensen hebben vaak een volle agenda en als je te laat bent is de kans groot dat de uitnodiging wordt afgewezen. Probeer ook altijd een reservekandidaat vast te leggen voor het geval degene die de opening zou doen op het laatste moment verhinderd is.
Laden ...